Van losse briefjes naar een volledig geautomatiseerd retourproces.
Bij Van Gelder Groente & Fruit is snelheid essentieel. Dagelijks levert het bedrijf verse producten aan horeca, cateraars, ziekenhuizen en hotels in Nederland en België. In zo’n dynamische omgeving moet ieder proces efficiënt verlopen, ook wanneer producten retour komen.
Toch bleek juist het retourproces een uitdaging.
Samen met Van Gelder ontwikkelde 9 Knots een slimme oplossing binnen SNOOP ERP, waardoor retouren volledig digitaal, traceerbaar en efficiënter verwerkt worden.
De uitdaging
Tijdens gesprekken met Van Gelder werd al snel duidelijk waar de knelpunten zaten.
Retouren werden grotendeels handmatig verwerkt. Medewerkers noteerden informatie op papieren briefjes, terwijl belangrijke gegevens zoals lotnummers en inkoopinformatie niet altijd volledig beschikbaar waren.
Dat leidde tot:
- veel handmatige handelingen;
- een grotere kans op fouten;
- vertraging in de verwerking;
- beperkte traceerbaarheid;
- onnodige voedselverspilling.
Voor een organisatie die dagelijks met verse producten werkt, is dat een proces waar veel winst te behalen valt.
Eerst het proces begrijpen
Bij 9 Knots beginnen we niet met software, maar met het proces. Samen met de medewerkers van Van Gelder organiseerden we workshops om het volledige retourproces in kaart te brengen.
- Waar ontstaan vertragingen?
- Welke informatie ontbreekt?
- Hoe kunnen retouren direct gekoppeld worden aan de juiste partij, klant en leverancier?
Pas toen het proces volledig duidelijk was, ontwikkelden we een oplossing die naadloos aansluit op de dagelijkse praktijk.
De oplossing
Binnen SNOOP ERP ontwikkelde 9 Knots een geïntegreerd retoursysteem dat automatisch communiceert met de SQL-database en het Warehouse Management Systeem (WMS).
Zodra een retour binnenkomt, worden alle relevante gegevens automatisch gekoppeld en verwerkt.
Hierdoor beschikken medewerkers direct over de juiste informatie en verloopt het complete retourproces digitaal vanuit één centrale omgeving.
Het resultaat
Sinds de implementatie ervaart Van Gelder dagelijks de voordelen.
- Minder handmatige werkzaamheden
- Minder fouten door automatische koppelingen
- Realtime inzicht in retourstromen
- Volledige traceerbaarheid van producten
- Minder voedselverspilling.
De nieuwe werkwijze ondersteunt bovendien de eisen van de IFS Food-certificering, waarbij volledige producttraceerbaarheid een belangrijke rol speelt.
"Door dit systeem kunnen we beter voldoen aan de eisen van onze IFS Food-certificering. We hebben nu volledige traceerbaarheid van producten en gaan voedselverspilling actief tegen."
– Tristan Verbiessen, Van Gelder Groente & Fruit
Samenwerken aan een oplossing
Volgens Van Gelder verliep het traject prettig dankzij de korte communicatielijnen en de directe samenwerking met het team van 9 Knots.
Doordat consultants, ontwikkelaars en de medewerkers van Van Gelder nauw samenwerkten, konden wensen snel worden vertaald naar praktische verbeteringen binnen SNOOP.
Juist die combinatie van praktijkkennis en softwareontwikkeling maakt het verschil.
Digitaliseren begint bij het begrijpen van het proces
Bij 9 Knots geloven we dat goede software niet begint met techniek, maar met luisteren.
Iedere organisatie werkt anders. Daarom verdiepen we ons eerst in de processen, signaleren we knelpunten en ontwikkelen we oplossingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk.
Voor Van Gelder resulteerde dat in een slimmer retourproces met meer overzicht, minder fouten en volledige traceerbaarheid.
En ondertussen blijven we samen kijken waar processen nóg slimmer kunnen.
Over Van Gelder Groente & Fruit
Van Gelder Groente & Fruit is een toonaangevende AGF-groothandel en levert dagelijks verse producten aan horeca, zorginstellingen, cateraars en hotels in Nederland en België.
